гостевая

архив

VIII. Персональный финансовый учет, основные затратные статьи

Система Вашего персонального финансового менеджмента строится так же, как и система финансового менеджмента на предприятии. Сначала – финансовый учет. Потом, основываясь на результатах финансового учета, Вы проводите финансовый анализ. Затем проводите бюджетирование. И, наконец, запускаете финансовый менеджмент, который включает в себя все предыдущие шаги.

Взяв под контроль финансовые потоки, проходящие через Вашу личную кассу, Вы заложили прочный фундамент для Вашей системы личного финансового учета. Теперь Вам необходимо выстроить на этом фундаменте здание. А точнее – взять под простой и эффективный контроль финансовые потоки, проходящие через Ваш бумажник (карман, кошелек – кому как больше нравится).

Занимаясь личным финансовым учетом много лет, я понял, как легко не записать вовремя какую-то операцию. А это не позволит Вам впоследствии увидеть истинное состояние Ваших финансов в прошедшем месяце. Я пришел к выводу, что система должна быть максимально простой. Кроме того, все операции должны записываться в момент  их совершения! Только это дает Вашему финансовому учету настоящую надежность.

Поэтому забудем о компьютере и Excel-е. Чем проще и доступней, тем надежней! Идеальная система учета – листок бумаги, прикрепленный внутри Вашего бумажника вместе с ручкой. Листок удобно крепить обычными канцелярскими скрепками на развороте бумажника. Там же, внутри бумажника, находится и ручка. Когда Вам нужно зафиксировать финансовую операцию, Вы достаете бумажник, раскрываете его, открепляете ручку, записываете сумму, крепите ручку обратно и засовываете бумажник обратно в карман. Быстро, просто, эффективно, надежно! Важно, чтобы у Вас был бумажник, удобный для подобного использования (скорее всего, он будет вертикальным, чтобы в нем умещалась ручка).

Для учета операций за месяц Вам потребуется один основной листок. И, возможно, несколько вспомогательных – в зависимости от интенсивности Ваших финансовых операций. Можно использовать стандартные листки для записей (или из маленькой записной книжки). Вы можете также вырезать листки из обычной тетрадки в клетку специально под размер Вашего бумажника. Ниже я опишу ту систему, которую использую сам.

Прежде всего, Вам необходимо определить основные статьи текущих затрат, которые Вы контролируете. У меня это:

Пр – Продукты (крупные разовые затраты на закупки к празднику можно выносить как плановые)
Хоз – Хозяйственные расходы (бытовая химия и т.д. – без учета плановых покупок!)
Жена – Обязательные отчисления жене для расходов на детей и няню, а также ее собственных расходов
Мама – Обязательные отчисления маме
Ар – Арендные платежи за имущество: квартиру, машину, дачу, телефоны и т.д.
Подарки – Подарки (эта статья особенно разрастается в марте и декабре)
К – Книги/Кассеты/CD/DVD
Тр – Тренировки в тренажерном зале
Р – Развлечения и прочие растраты
П – Прочие мелкие расходы (не записываются, рассчитываются по остатку, см.отчет за месяц)

На начальном этапе финансового учета Вы можете просто записывать расходы по различным статьям. При этом Вы можете записывать расходы по каждой статье списком (и суммировать их потом). Или Вы можете сразу складывать в уме текущий итог с суммой нового платежа, зачеркивать предыдущий итого и записывать новый (так Вы тренируете устный счет). Сам я вначале писал суммы списком, а уже потом стал их сразу складывать. Так нагляднее видно, сколько по данной статье уже потрачено. На этом этапе основной листок личного финансового учета может выглядеть, например, так:

Пр 560+200+50+780+130+880+620

Хоз 261+120

Жена 1000+800+1000

Подарки 60+120+540+200

К 60+87+115+230

Р 100+260

Тр 200
Ар 1650
Мама 2000
Рубашки 800
Инвестиции в ПИФ 6000

Как Вы можете видеть, для каждой статьи, по которой затраты производятся много раз за месяц, выделена отдельная часть листка. Ниже оставлено место для затрат, которые делаются один раз в месяц. Впрочем, разовые затраты и все поступления удобнее сразу записывать в листок финансового отчета за месяц. Его Вы обычно заводите одновременно с основным листком финансового учета и также носите в бумажнике (форму см.ниже).

В некоторых случаях Вам приходится делать много мелких покупок. Пример – еженедельная закупка продуктов. Или покупка подарков к 8-му марта по списку. В этом случае бывает очень удобно использовать дополнительный листок со списком необходимых покупок. Составив на листке нужный Вам перечень покупок, Вы крепите этот листок поверх основного листка финансового учета. Совершая покупки, Вы жестко руководствуетесь списком. Это позволит Вам резко сократить затраты и при этом ничего не упустить. По опыту, при еженедельной закупке продуктов без списка Вы тратите в 1,5-2 раза больше денег, чем со списком. При этом особой разницы в результате нет (мистика какая-то!). Когда Вы все закупили, достаточно перенести на основной лист учета итоговую сумму. Лично я так и оставляю дополнительный листок на неделю, потому что в течение недели часто приходится докупать продукты по мелочи. Когда наступают новые выходные, я переношу итоговую сумму покупки продуктов за неделю в основной лист учета, а потом составляю на новом дополнительном листке новый список покупок.

По завершении месяца Вы делаете финансовый отчет за месяц. Обычно отчет делается вечером последнего дня прошедшего месяца или утром первого дня нового месяца. Листок с этим отчетом может выглядеть так:

Остаток 1.03.04: 8240 Март 2004 г.
З/П  15000 Пр 3220
Хоз  381
Жена 2800
Подарки 920
К 492
Р 360
Тр 200
Ар 1650
Мама 2000
Рубашки 800
Инвестиции 6000
П 197

Остаток 1.04.04: 4220 Затраты за месяц:
- инвестиции 6000 (32%)
- плановые 800 (4%)
- текущ.+об. 12220 (64%)
-------------------------------
Итого 19020 (100%)

Этапы составления отчета за месяц:
1. Считается остаток денег на конец месяца – методом фактического пересчета. При этом пересчитываются деньги в личной кассе и в бумажнике, результат складывается. Остаток на начало месяца считался таким же образом месяц назад, когда Вы готовили листок с формой для отчета. Если Вы только начинаете вести личный финансовый учет, пересчитайте Ваши деньги на этот момент. Подготовьте листок для отчета за месяц, впишите в него остаток на начало периода и положите листок в бумажник. Кстати, в течение месяца приходы денег и разовые расходы можно сразу записывать в этот листок – для простоты.
2. Суммируются и переносятся на листок отчета поступления и затраты за месяц. Исходные данные берутся из основного листка учета и из личной кассовой книги.  Причем их данные можно для надежности сверять друг с другом.
3. Считается статья «П» - «Прочие мелкие затраты» - по формуле:

«П» = Остаток на начало месяца + Приход – Расход – Остаток на конец месяца

Если «П» больше нуля (что, кстати, бывает не всегда) и не превышает 2-3% от общей суммы затрат – результаты Вашего личного финансового учета за месяц достоверны.

4. Суммируются и считаются в % от общего три основные группы затрат – стратегические, плановые и текущие+обязательные. Впоследствии эти данные хорошо использовать для сводного финансового анализа за год (например, сколько % Ваших личных затрат за год направлено на инвестиции).
5. Заполняются и прикрепляются в бумажник основной листок учета и листок отчета на следующий месяц.

Типичные проблемы и их решение:

А) Статья «П» очень велика - значительно больше, чем можно было бы ожидать.  Cкорее всего, Вы не вписали какие-то затраты. Либо Вы где-то приписали лишний доход. Сверяйте друг с другом листок учёта и кассовую книгу, вспоминайте, что пропустили.

Подумайте, все ли суммы затрат по статьям реалистичны. Нет ли статьи, которая явно меньше, чем должна быть. Если и доходы, и расходы верны, а «П» слишком велико – подумайте, не было ли в этом месяце какого-то разового, необычного платежа. Бывает, что Вы забываете записать именно такой платёж. Или, может быть, был момент, когда Вы отдавали деньги, будучи выпимши или в сильном стрессе? В таком состоянии часто забывают сразу же записать расход.

Что, если и доходы, и расходы верны, а статья «П» всё равно слишком велика? Ещё раз обдумайте все случаи, когда Вы НЕ записываете расходы. Может, именно здесь Вы тратите слишком много денег? Например, на обеды в рабочее время. Или на транспорт – не слишком ли часто Вы пользуетесь услугами такси или частных извозчиков? Подумайте, на что могут здесь уходить основные деньги. И в следующем месяце выделите эти затраты в отдельную статью.

Б) Статья «П» меньше нуля (!)  В этом случае можно быть уверенным: в данных Вашего учёта где-то есть ошибка. Что ж, это не трагедия – никто не совершенен. Может быть, Вы не вписали какой-то доход. А скорее всего – Вы дважды посчитали какие-то затраты. Сверяйте друг с другом листок учёта и кассовую книгу, вспоминайте, где перестарались. Обращайте особое внимание на те затраты, которые явно больше ожидаемого.

В) Результаты учёта выверены, насколько это было возможно – но всё равно врут.  Что ж, бывает и такое. Это – хороший повод подумать, что ещё Вы можете сделать, чтобы Ваш финансовый учёт был максимально надёжен и достоверен. Лично я сделал несколько усовершенствований своей системы учёта (в том числе ввёл кассовую книгу)  именно в результате подобных ситуаций. Так что – думайте, предела совершенству нет!

Кроме того, рекомендую Вам сделать Ваш отчёт за месяц максимально правдоподобным (раз уж он не может быть верным). Данные в любом случае пригодятся Вам для анализа сводных результатов за год.

 

стр: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13